Musthaves voor een corporate intranet

Afgelopen week op IMME 2011 een interessant gesprek gehad over intranetten binnen organisaties. Waar kleine organisaties bewijzen dat freeware of (social) enterprise software zoals Mangospring goed kunnen werken, is binnen grote corporate omgevingen een andere dynamiek gaande.

Waar features van Mangospring absoluut waarde kunnen toevoegen, lopen organisaties met complexe structuren ook al snel tegen de beperkingen aan van dergelijke software. De vrijheid die wordt geboden om je eigen voorkeuren in te stellen, hebben bijvoorbeeld invloed op de manier waarop intern nieuws verspreid wordt. Bepaalde berichten worden gezien als ‘voor iedereen’ en wanneer iedereen zijn eigen intranet samenstelt, verliest de organisatie de controle op de interne verspreiding van nieuws. En dat wordt nog vaak als niet wenselijk gezien.

De discussie zette me aan het denken. Wat zijn musthaves voor een corporate intranet? Hoe kunnen medewerkers optimaal gefaciliteerd en gestimuleerd worden in hun werk? Een kort overzicht van mijn overwegingen.

Nieuws
Organisaties delen intern nieuws en moeten hier op intranet een plek voor hebben. De vraag is: in welke vorm? Je ziet dat er regelmatig gekozen wordt voor een deel ‘algemeen’ nieuws en een deel waar medewerkers kunnen bepalen van welke projecten, onderdelen of afdelingen zij nieuws ontvangen. Opzich een goede oplossing, maar waarom niet een RSS-achtige mogelijkheid aanbieden met een reader? Het algemene nieuws kan dan een verplichte feed zijn. De medewerker beheert op die manier zelf de stortvloed aan nieuws die soms over hen wordt uitgegoten.

Projecten
Op dit vlak is nog veel winst te behalen. Projecten zijn er altijd binnen organisaties. Hoe kan een intranet een effectieve bijdrage leveren aan een project? In mijn optiek moet het intranet centraal staan rondom het delen van documenten en kennis. Deze projectomgeving bevat dan in ieder geval de volgende onderdelen:

• Document Management: Alle projectdocumenten op één centrale plek;
• Samenwerken aan documenten: het faciliteren van tegelijk werken aan een document, bijvoorbeeld bij het opstellen van een PID;
• Microblogging/ chat: De e-mail stromen binnen organisaties raken steeds verder verstopt. Maar wat nou als er een belangrijke deadline in jouw project is? Door microbloggen of chat te faciliteren, eventueel met reminders, kunnen medewerkers snel met elkaar schakelen binnen hun projectomgeving. E-mail dient dan voor andere informatiestromen.
• Open/ gesloten: er zijn projecten waar een select team aan werkt en waar veel gevoelige informatie wordt gedeeld. De projectomgeving wil je dan af kunnen schermen. In het kader van transparantie kan een organisatie hier ook niet voor kiezen. Deze keuze moet dan wel volledig worden dorogevoerd, inclusief het management.

Sharing
Medewerkers verzamelen online en offline ontzettend veel informatie. Soms ook erg relevant voor de organisatie. Waarom geen omgeving (wiki?) aanbieden waarin, op basis van bijvoorbeeld tags, artikelen en websites worden gedeeld door medewerkers die direct of indirect de organisatie aangaan? Hiermee stimuleer je medewerkers om kennis op te nemen en daarmee groeit de toegevoegde waarde van de organisatie in de markt.

Social
Hoe sociaal moet een corporate intranet zijn? Wat mij betreft erg sociaal. Vooral vanuit de optiek om e-mail stromen in organisaties terug te dringen. Alleen het feit al dat er mensen zijn die in Outlook een mapje ‘cc’ hebben en die mail standaard maar niet lezen vanwege drukte…

Door microblogging kunnen medewerkers kort schakelen en eventueel zien wie online is. Grootste uitdaging voor organisaties ligt in het overzichtelijk houden van deze groepen. Met alleen de lijsten zoals in Twitter kom je er waarschijnlijk niet.

(Employer) branding
Intranet wordt ook gebruikt voor branding. Intranet kan hier zeker een rol spelen, denk bijvoorbeeld alleen al aan het beschikbaar maken van de huisstijlrichtlijnen of het introductiehandboek voor nieuwe medewerkers.

Het Nieuwe Werken
Tot slot zijn er een hoop zaken vanuit Het Nieuwe Werken die het leven van de medewerker vergemakkelijken. Een centrale plek voor de agenda’s, altijd toegang tot documenten en vergaderzalen reserveren. Ook hier kan het intranet een belangrijke rol in spelen.

De lijst is vast niet direct op alle organisaties toepasbaar en is ook zeker niet uitputtend. Waar vooral een uitdaging ligt is om het intranet simpel en overzichtelijk te houden. Denk dus vooraf goed na wat het intranet voor jouw organisatie moet doen en met name ook wat het niet moet doen. Daarmee voorkom je wildgroei van je intranet op de lange termijn.